MailboxFetcher, E-Mails und E-Mail-Adressen aus POP3, IMAP4 und Outlook-Postfächern extrahieren, suchen und speichern

MailboxFetcher installieren

nfo@mailboxfetcher.de — Mon, 7 Apr 2025 11:23:48 +0100

MailboxFetcher kann auf Windows-Rechnern mit Windows 7, 8, 10, 11 und Windows-Server-Systemen verwendet werden.

Zum Speichern von E-Mail-Adressen benötigen Sie E-Mail-Server, die POP3 oder IMAP4 unterstützen, optional können E-Mails aus dem lokal installierten Microsoft Outlook ausgelesen werden. MailboxFetcher kann keine E-Mails versenden, entsprechend ist ein SMTP-Zugriff nicht notwendig.

Die aktuellste Version finden Sie immer unter https://www.mailboxfetcher.de/download.htm

Konfiguration POP3, IMAP4 und Outlook-Postfächer

nfo@mailboxfetcher.de — Mon, 7 Apr 2025 11:24:13 +0100

Klicken Sie im MailboxFetcher Reiter Konfiguration auf "Postfach hinzufügen", um ein neues Postfach hinzuzufügen.

Postfach-Typ	Wählen Sie POP3, IMAP4 oder MS Outlook für ein Outlook-Postfach. Empfohlen ist der IMAP4-Zugriff, nur dann können Sie später immer wieder die neuen E-Mails durch MailboxFetcher aus dem Postfach abrufen lassen, wenn Sie das die Option "Nur noch nicht abgerufene E-Mails abrufen" aktivieren.
Server erfordert sichere Verbindung (SSL/StartTLS)	Für den Zugriff auf die meisten externen Postfächer ist heutzutage die Einstellung normalerweise immer zu aktivieren.
Posteingangsserver	Geben Sie die Bezeichnung des Posteingangsservers ein. Vom Betreiber des Servers erhalten Sie diese Information.
Port	Der Port sollte nur geändert werden, wenn der Betreiber des Servers Ihnen andere Informationen zur Verfügung stellt.
Benutzername	Geben Sie den Benutzernamen, oft E-Mail-Adresse, des Postfachs ein.
Passwort	Geben Sie das Passwort für den Abruf der E-Mails ein. Nur Microsoft 365/Office 365: Lassen Sie Angabe leer und wählen Sie anstatt "POP3/IMAP4 AUTHentication Basic/Standard" die OAuth2 Authentifzierung für den Zugriff auf Microsoft Server.
Authentifzierung Variante	"AUTHentication Basic/Standard", es wird Benutzername und Passwort verwendet. "OAuth2", es wird OAuth2 verwendet, dafür ist ein Token notwendig, der über den Browser abgerufen werden muss. Klicken Sie auf "Einstellungen testen", um einen Token abzurufen.
Neben INBOX, diese IMAP Ordner auslesen	Nur für IMAP verfügbar. Versehen Sie die Häkchen bei den Ordner, die ebenfalls vom Server abgerufen werden sollen.
Nur noch nicht abgerufene E-Mails abrufen	Nur für IMAP verfügbar. MailboxFetcher merkt sich nach einem E-Mail-Abruf die abgerufenen E-Mails und ruft bei einem erneuten Zugriff nur noch die neuen E-Mails ab.
Nur für Microsoft Outlook	Wählen Sie den Outlook-E-Mail-Ordner, der nach E-Mails durchsucht werden soll.
Zu ignorierende E-Mail-Adresse(n), mit Komma getrennt	Nur beim Extrahieren von E-Mail-Adressen wird diese Einstellung verwendet. Mit Komma getrennt können Sie zu ignoriende E-Mail-Adressen, auch mit Wildcard-Zeichen * und ?, angeben.
Einstellungen testen	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Zugangsdaten zu testen. Bei erfolgreichen Zugriff wird MailboxFetcher die Anzahl E-Mails im Postfach, bei IMAP nur INBOX, ausgeben.

Einstellungen OAuth2 Microsoft 365 / Office 365

Für hotmail.com, outlook.com E-Mail-Adressen müssen Sie OAuth2 für persönliche Konten/Personal account verwenden.

Verwenden Sie Microsoft 365 mit einem Firmen oder Schulkonto, wählen Sie die Variante "Work or school account".

Hinweis: Die OAuth2-Einstellungen werden ebenfalls von anderen Programmen, z.B. SuperMailer, BirthdayMailer, SuperInvoice ... verwendet, so dass diese nicht erneut eingegeben werden müssen:

OAuth2 App für den Zugriff auf Microsoft Konten

Postfacheinstellungen exportieren und importieren

Klicken Sie auf "Import/Export" auf dem Reiter Konfiguration und wählen Sie Export in CSV-/Text-Datei, um die gespeicherten Postfächer als Datei zu exportieren.

Zum Importieren von Daten aus einer CSV-/Text-Datei wählen Sie den Import au einer CSV-/Text-Datei. Nach Auswahl einer Datei müssen Sie das korrekte Trennzeichen wählen und die Spalten zuordnen.
Hinweis: Legen Sie zuerst manuell ein Postfach an, exportieren Sie es, danach können Sie die exportierten Daten anschauen und mit eigenen Postfachdaten erweitern.

MailboxFetcher verwenden

nfo@mailboxfetcher.de — Mon, 7 Apr 2025 11:24:45 +0100

Mit MailboxFetcher können Sie POP3-Postfächer (nur Posteingang), IMAP4-Postfächer (Posteingang und andere Ordner), sowie Outlook-Ordner nach E-Mails durchsuchen lassen.

Fügen Sie zuerst Postfächer hinzu

Konfiguration POP3, IMAP4 und Outlook-Postfächer

Speichern von E-Mails als RFC822-/EML-Datei

Auf dem Reiter Start klicken auf "E-Mails speichern nach...".
Wählen Sie einen Ordner oder Erstellen Sie zuerst einen neuen Ordner.

MailboxFetcher wird alle E-Mails, aus den mit Häkchen markierten Postfächern, abrufen und in den Ordner speichern. Bei Verwendung von IMAP4-Postfächern wird MailboxFetcher die Ordner unten dem Ausgabeordner erstellen und die E-Mails in diesem Ordner speichern.

Die Daten können in ein Postfach im E-Mail-Server LANMailServer importiert werden. LANMailServer Console öffnen, Reiter Ansicht - E-Mails in lokalen E-Mail-Konten einen IMAP-Ordner wählen, danach über die Schaltfläche "Laden" die E-Mails laden lassen.

Auslesen von E-Mail-Adressen

Klicken Sie auf dem Reiter "Start" auf "E-Mail-Adressen extrahieren".
Wählen Sie einen Dateinamen für den Export der extrahierten E-Mail-Adressen.

Beim Durchsuchen der E-Mails werden keine Duplikate gespeichert.

Option "Nur E-Mail-Adressen aus Von:, An:, Cc:, BCc:, Sender und Antworten-An extrahieren"

Es werden nur E-Mail-Adressen aus dem Header der E-Mails im jeweiligen Postfach bzw. IMAP-Ordner extrahiert und gespeichert. Dies ist die schnellste Variante.

Option "Zusätzlich aus dem E-Mail-Text und textbasierten Anhängen extrahieren (langsam!)"

Zusätzlich zum Header der E-Mail wird der Text-/HTML-Teil der E-Mail und textbasierte Anhänge (Textdatei/CSV-Datei) nach E-Mail-Adressen durchsucht und gespeichert. Diese Option ist sehr langsam, da die komplette E-Mail mit allen Anhängen vom Server heruntergeladen werden muss.

Die Daten können u.a. in folgende Programme importiert werden

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